KD 3.14 Menelaah Struktur Dan Bahasa Surat Pribadi dan Surat Dinas

 PEMBELAJARAN BAHASA INDONESIA

 

Kelas/semester           : VII / II (Genap)

Tahun ajaran              : 2021 / 2022

Pertemuan                 :

Kompetensi dasar        : 3.14 Menelaah unsur-unsur dan kebahasaan dari surat pribadi dan surat dinas yang dibaca dan didengar

Materi ajar                 : Menelaah struktur dan bahasa surat pribadi dan surat dinas

 

Materi Pembelajaran

 

A. Menelaah Struktur dan Bahasa Surat Pribadi dan Surat Dinas

Dilihat dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Menulis surat harus memperhatikan aspek-aspek tertentu dan kaidah-kaidah penulisan surat yang berlaku. Kaidah tersebut mencangkup struktur penulisan surat yang tepat sesuai jenisnya serta kaidah kebahasaan yang baik agar maksud surat dapat tersampaikan.

1. Struktur Surat

Struktur surat merupakan bagian-bagian dalam surat. Pada umumnya, struktur surat dinas lebih bersifat mengikat dibandingkan dengan surat pribadi.

a. Struktur Surat Pribadi

Surat pribadi memiliki struktur penulisan surat sebagai berikut.

1) Pembuka, terdiri atas:

a) tempat dan tanggal pengiriman surat,

b) salam pembuka, dan

c) kalimat pembuka paragraf.

2) Isi, berisi maksud penulis mengirim surat

3) Penutup, terdiri atas:

a) penutup surat,

b) salam akhir

c. Nama terang dan tanda tangan

b. Struktur Surat Dinas

Surat dinas memiliki struktur penulisan sebagai berikut.

1) Kepala surat

a) Kepala surat berisi nama dan alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat email, serta lambang instansi.

b) Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat lengkap dan lainnya ditulis dengan huruf awal kapital, kecuali kata tugas.

c) Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi berada.

d) Nama-nama yang tercantum pada kepala surat jangan disingkat. Misalnya: Jln. Atau Jl. ditulis lengkap “jalan”.

2) Nomor Surat

Nomor surat dapat disingkat menjadi “No.” dan penulisannya tidak harus dibatasi dengan tanda garis miring, dapat pula menggunakan tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula isi kode surat tidak harus ditulis dengan huruf, dapat pula dengan angka.

Contoh:

Nomor: 05/11/VI/2022

3) Tanggal surat

Tanggal surat ditulis dengan angka, yang diikuti nama bulan dan angka tahun yang tidak disingkat.

Contoh:

8 Juli 2022

4) Lampiran

Kata lampiran diikuti tanda titik dua disertai jumlah lembar atau bandel yang dilampirkan. Jumlah lembar ditulis dengan huruf dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Contoh:

Lampiran: Dua berkas

Lampiran: Tiga lembar

5) Hal

Kata “Perihal” atau “Hal” diikuti tanda titik dua dilanjutkan dengan sesuatu yang ingin disampaikan. Kalimat yang menyebutkan sesuatu tersebut diawali dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.

Contoh:

Perihal: Pemakaian pakaian seragam

Hal: Upacara bendera

6) Alamat yang dituju

Alamat surat dapat ditulis dengan dua cara. Pertama, alamat ditulis sebelah kanan di bawah tanggal surat. Kedua, alamat ditulis di sebelah kiri di bawah bagian “Hal” dan sebelum salam pembuka.

Penulisan alamat surat tidak diawali dengan kata “Kepada” apabila ada kata “Yth.”. Kata sapaan Bapak/Ibu/Saudara tidak digunakan bila nama orang yang ditujukan bergelar akademik, pangkat dan jabatan. Penulisan alamat juga tanpa diakhiri tanda baca apa pun pada akhir kata/kalimat.

7) Salam pembuka

Salam pembuka ditulis di sebelah kiri, di bawah alamat surat, dan di atas kalimat pembuka isi surat. Salam pembuka yang biasa digunakan adalah ungkapan “Dengan hormat,”. Huruf pertama ditulis dengan huruf capital, sedangkan kata yang lain ditulis kecil semua. Salam pembuka diikuti dengan tanda koma.

8) Isi surat

Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka sifatnya mengantar isi surat. Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, atau balasan/jawaban. Paragraf isi berupa inti surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas dan jelas. Paragraph penutup merupakan simpulan surat. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Paragraf penutup merupakan simpulan surat. Paragraf penutup biasanya berupa ucapan terima kasih atau harapan dari si penulis surat.

9) Salam penutup

Salam penutup ditulis di sebelah kanan bawah. Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup, yaitu huruf awal kata pertama memakai huruf kapital, sedangkan huruf awal kata kedua memakai huruf kecil. Pada akhir ungkapan salam penutup dibubuhkan tanda koma.

10) Jabatan

Jabatan ditulis dibawah salam penutup.

11) Tanda tangan

Tanda tangan ditulis dibawah jabatan dan diperlukan demi keabsahan surat dinas.

12) Nama jelas pengirim

Nama pengirim ditulis di bawah tanda tangan.

13) Tembusan

Kata “Tembusan” diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. Letaknya lurus dengan bagian “nomor” dan “hal” serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan “Tembusan” diakhiri dengan tanda titik dua “ : “ tanpa diberi garis bawah. Bagian ini hanya dicantumkan jika sebuah surat memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atauu pihak lain yang memiliki hubungan dengan surat yang bersangkutan.

2. Bahasa dalam Surat

Salah satu yang membedakan surat pribadi dengan surat dinas selain dari segi struktur adalah penggunaan bahasanya. Bahasa dalam surat pribadi tidak seresmi bahasa dalam surat dinas. Berikut perbedaannya.

a. Bahasa dalam Surat Pribadi

Surat pribadi pada umumnya menggunakan bahasa bersifat informal (tidak resmi). Hal tersebut karena surat pribadi sifatnya yang personal. Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi lebih bebas atau tidak terikat aturan dan dapat menggunakan bahasa sehari-hari. Berikut ciri-ciri bahasa surat pribadi.

1) Pilihan kata sapaan bersifat pribadi

2) Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun.

3) Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat

4) Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)

5) Menggunakan kata ganti orang pertama untuk pengirim dan kata ganti orang kedua untuk penerima.

b. Bahasa dalam Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan antarlembaga. Oleh karena itu, surat dinas menggunakan bahasa surat yang jelas, lugas dan komunikatif. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. Dalam surat resmi tidak boleh menggunakan ragam bahasa tidak resmi seperti pada penulisan surat pribadi.

 

 

Sumber materi :

1. Buku Bahasa Indonesia Kelas VII,  Kemendikbud (revisi 2016).

2. Modul Pengayaan Bahasa Indonesia Kelas VII – 2, Putra Nugraha.